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Hinweise zum Beauftragungsprozess für Schulen

Schulen können LOGINEO NRW in Kürze beantragen.

Sobald die Beauftragungsunterlagen durch das Ministerium für Schule und Bildung freigegeben worden sind, werden diese im Bereich Beauftragungsdokumente veröffentlicht.

Zur Unterstützung des Beauftragungsprozesses dient folgende Checkliste, die alle wesentlichen Aspekte für die Einführung der Basis-IT-Infrastruktur LOGINEO NRW übersichtlich zusammenfasst:

Checkliste Zur Beantragung und Einführung von LOGINEO NRW für Schulen (PDF, 294 KB)

Von der Vorbereitung bis zur Nutzung:

Information und Beratung

Die wichtigsten Informationen zu LOGINEO NRW sind auf unseren Webseiten zusammengestellt.

Der Film „Funktionen und Mehrwerte“ auf der Seite Was ist LOGINEO NRW beschreibt den Funktionsumfang der Basis-IT-Infrastruktur und zeigt die Vorteile auf.

Unterstützung bei Fragen rund um die Einführung von LOGINEO NRW bieten Medienberaterinnen und Medienberater. Sie begleiten bei Bedarf die Einführung der Software an den Schulen.

Falls Beratung zum Thema Datenschutz benötigt wird, helfen die behördlichen Datenschutzbeauftragten (bDSB) weiter.

Vorbereitung in der Schule

Mit der Anpassung des Medienkonzeptes (PDF, 1,43 MB) werden die Voraussetzungen geschaffen, die schulische Ausstattung zu planen. Dem Schulträger dient dieses Konzept als Orientierung für seine Medienentwicklungsplanung (PDF, 1,3 MB) .

Um LOGINEO NRW für Lehrkräfte und das Schulpersonal einsetzen zu können, ist ein Beschluss der Lehrerkonferenz notwendig.

Hilfreich ist das Einrichten einer Arbeitsgruppe LOGINEO NRW. Zudem müssen Administratoren benannt werden, die beispielsweise verantwortlich sind für folgende Aufgaben:

  • das Anlegen und Aktualisieren der Nutzerinnen und Nutzer mittels Import der notwendigen Stammdaten aus dem Schulverwaltungsprogramm
  • die Koordination und Pflege der Ordnerstrukturen und Zugriffsrechte
  • die Meldung von Störungen, Fehlern, Problemen

Für diese Aufgaben erhalten Schulen eine aufgabengebundene Ermäßigungsstunde.

Für Administratoren werden Schulungen angeboten, Hinweise dazu erhalten die Schulen bei der Auftragsbestätigung.

Technische Hinweise sind auf der folgenden Seite beschrieben: Technische Voraussetzungen.

Beantragung

Die für die Beantragung von LOGINEO NRW benötigten Formulare werden auf der Seite Beauftragungsdokumente bereitgestellt.

Wenn die Unterlagen ausgefüllt und von Schulleitung und Schulträger abgezeichnet sind, gehen die Dokumente auf dem Postweg an die Medienberatung NRW. Diese beauftragt das KRZN (Kommunales Rechenzentrum Niederrhein) mit dem Aufbau der LOGINEO NRW-Instanz für die jeweilige Schule. Die entsprechenden Zugangsdaten (Kennwort und initiales Passwort) werden dann in zwei separaten E-Mails an die dienstliche E-Mail-Adresse (schulnummer@schule.nrw.de) der Schulleitung geschickt.

LOGINEO NRW wird zunächst nur an Schulen ausgeliefert, die ihre Benutzer und Gruppendaten in SchILD-NRW pflegen, da das Schulverwaltungsprogramm des Landes eine LOGINEO NRW Exportfunktion beinhaltet, welche derzeit die komfortabelste und sicherste Methode ist, um Stammdaten in die Software zu importieren.

Nutzung

Die Kosten für LOGINEO NRW übernimmt das Land Nordrhein-Westfalen für alle Lehrkräfte sowie für das gesamte kommunale Personal.

Kosten können allerdings entstehen, wenn eine Zusatzleistung beantragt wird, beispielsweise die Nutzung einer eigenen Domain. Diese Option ist in den Beantragungsformularen ausgewiesen und erläutert. Schule und Schulträger sprechen sich bei der Finanzierung dieser Kosten ab.

Das kostenlose Gesamtspeichervolumen einer Schule berechnet sich aus 5 GB multipliziert mit der Anzahl der Lehrkräfte. Einer Schule mit 30 Lehrkräften stehen also 150 GB Speichervolumen zur Verfügung.

Sollten bei der Nutzung von LOGINEO NRW Probleme auftreten, bietet das Netzwerk Hilfe. Hier finden Lehrkräfte und Administratoren das LOGINEO NRW-Handbuch, zahlreiche Anleitungen (als Video oder Text) zu speziellen Themen sowie ein Forum, in dem Fragen erörtert werden können.

Falls es Probleme gibt, die durch die oben erwähnten Hilfsangebote nicht gelöst werden können, besteht die Möglichkeit, ein Formular auszufüllen, das an das LOGINEO NRW Support-Team gesendet wird.

Je nach Problemfeld werden die Anfragen ggf. direkt an den IT-Dienstleister weitergeleitet. Auf diese Weise wird eine zügige Behebung von technischen Problemen/Fehlern gewährleistet.

Bitte beachten Sie zusätzlich folgende wichtige Hinweise für die Beauftragung einer LOGINEO NRW-Instanz:

Standard-Domain/Standard-E-Mail-Adresse

Bei der Einrichtung einer LOGINEO NRW-Instanz durch das Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) wird immer eine Standard-Domain nach folgendem Muster eingerichtet:

schulnummer.nrw.schule

Die aus der Standarddomain resultierende Standard-E-Mail-Adresse: vorname.nachname@schulnummer.nrw.schule kann nicht gelöscht werden, sie ist und bleibt die offizielle dienstliche E-Mail-Adresse.

Die Startseite einer LOGINEO NRW-Instanz ist immer auch über die Eingabe dieser Standard-Domain in der Browseradresszeile erreichbar.

Neben dieser primären Domain, kann auf Wunsch optional eine weitere sprechende „Subdomain“ wie z.B. goethe-gymnasium.nrw.schule oder eine eigene Domain, wie z.B. goethe-gymnasium.de als Aliasadress-Endung eingerichtet werden.

Eine einmal vergebene E-Mail wird immer gesperrt und steht anschließend nicht mehr zur Verfügung

Aliasdomain

Neben dieser primären Domain kann nur eine weitere sprechende Subdomain wie z.B. goethe-gymnasium.nrw.schule oder eine eigene Domain wie z.B. goethe-gymnasium.de als Aliasadress-Endung eingerichtet werden. Die Kosten hierfür betragen einmalig 60€.

Wenn Ihre Schule also zusätzlich eine sprechende Domainendung als Instanz und E-Mail-Adresse nutzen möchte, stehen zunächst folgende Varianten zur Auswahl:

M1 Standardadresse vorname.nachmame@schulnummer.nrw.schule
optional zusätzlich
M2 sprechende Subdomain vorname.nachname@wunschname.nrw.schule
alternativ zusätzlich
M3 eigene sprechende Domain vorname.nachname@eigenedomain.de
Die Varianten M1 bzw. M2 sind schnell umzusetzen. Eine gewünschte Subdomain (M2) muss lediglich bei der Beauftragung mit angegeben werden. Vorausgesetzt, die gewünschte Subdomain ist noch nicht belegt, wird diese beim Aufbau der Instanz dann direkt mit angelegt.

Die Einrichtung einer Sub-Subdomain (z.B. schule.ort.nrw.schule) ist möglich.

Integration einer bestehenden Domain in LOGINEO NRW (Option M3)

Ihre Schule besitzt schon eine eigene Domain, ggf. entsprechende E-Mail-Adressen und lässt das Hosting bei einem Provider durchführen. Sie wollen die bisherige Domainendung auch für LOGINEO NRW nutzen.

Das E-Mail Hosting muss zu LOGINEO NRW umgezogen werden.

Damit E-Mails an Ihre bisherigen E-Mail-Adressen zukünftig in Ihr LOGINEO NRW-Postfach zugestellt werden können und Sie mit Ihrer bisherigen E-Mail-Adresse als Absende-Adresse auch weiterhin Mails aus LOGINEO NRW verfassen können, müssen folgende Schritte eingeleitet werden:

1. Die bisherige Domain wird bei der Beauftragung von LOGINEO NRW mit angegeben und beim Aufbau Ihrer Instanz mit hinterlegt.

2. Nach der Auslieferung Ihrer LOGINEO NRW- Instanz müssen Sie im Zuge des Datenimports sicherstellen, dass alle bisherigen E-Mail-Adressen im System angelegt sind.

3. Anschließend sollten zunächst alle Benutzerkonten von den Usern aktiviert werden.

4. Weisen Sie dann die zuständige Stelle (in der Regel der Provider) an, den MX-Eintrag zu Ihrer eigenen Domain auf mx.nrw.schule zu ändern, damit die an Sie adressierten E-Mails in Ihr LOGINEO NRW-Postfach zugestellt werden.

Wichtige Hinweise:

• Aus Gründen der Systemarchitektur wird LOGINEO NRW dann als Startseite auf den A-Record der angegebenen Domain verweisen. Dieser führt in der Regel auf Ihre bereits bestehende Homepage, wodurch diese zum Startseitenmodul Ihrer LOGINEO NRW Instanz wird. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit der Medienberatung NRW in Verbindung, um eine individuelle Verfahrensweise abzustimmen.

WICHTIG: Aus Sicherheitsgründen können nur Internetpräsenzen mit einer gültigen SSL-Verschlüsselung (Präfix https://) angebunden werden. Sollte dieses Sicherheitszertifikat für Ihre Homepage noch nicht aktiviert worden sein, sollten Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Web-Hoster in Verbindung setzen.

• In LOGINEO NRW wird neben der dienstlichen Standardmailadresse eine weitere Adresse beim Import nach dem Muster vorname.nachname@eigenedomain.de angelegt.

• Bestehende E-Mail-Adressen mit einer anderen Namenskonvention vor der Domainendung (z. B. Namenskürzel@eigenedomain.de) müssen von Ihrem Administrator für jeden einzelnen Benutzer manuell im System eingegeben werden! (Siehe Abschnitt – Andere Namenskonventionen bei E-Mail-Adressen)

• Es findet kein automatischer Umzug des bisherigen Mailverkehrs oder bestehender Adressbücher statt.

• Bestehende E-Mails und Daten müssen dann ggf. von den Benutzern individuell gesichert werden.

• Es kann einige Stunden dauern, bis sich weltweit alle DNS-Server aktualisiert haben. In dieser Zeit sind Ihre bisherigen E-Mail-Adressen ggf. nicht erreichbar. Bitte berücksichtigen Sie diesen Aspekt bei Ihren Planungen.

Eine einfache Alternative: Vielleicht kommt für Sie die Möglichkeit in Betracht, mit dem Start von LOGINEO NRW an Ihrer Schule mit einer neuen E-Mail-Adresse zu arbeiten. In diesem Fall könnten Sie Ihre alten E-Mail-Adressen im Rahmen einer organisatorischen Maßnahme auf Ihre neuen LOGINEO NRW-E-Mail-Adressen für einen bestimmten Zeitraum umleiten. Mails an Ihre bisherigen E-Mail-Adressen würden dadurch in Ihre LOGINEO NRW-Postfächer weitergeleitet werden.

Bitte beachten Sie, falls Schülerinnen und Schüler eine schulische E-Mailadresse benutzen:

Sollten Sie innerhalb Ihrer eigenen Domain Ihren Mailserver so konfiguriert haben, dass auch Schülerinnen und Schüler dort eine eigene E-Mail-Adresse haben, bedenken Sie, dass diese bei einem Mailserver-Umzug so lange nicht erreichbar ist, bis die Schülerinnen und Schüler in Ihrer LOGINEO NRW Instanz eingepflegt sind.

Ein möglicher Lösungsansatz bestünde darin, dass Sie mit dem Umzug des Mailservers (siehe MX-Eintrag) bis zum Zeitpunkt der Freigabe des Systems für Schülerinnen und Schüler warten, aber für die Lehrerinnen und Lehrern auf Ihrem aktuellen Mailsserver eine Umleitung auf die LOGINEO NRW Postfächer einrichten.

Andere Namenskonventionen bei E-Mail-Adressen

Bestehende E-Mail-Adressen mit einer anderen Namenskonvention vor der Domainendung (z. B. Namenskürzel@eigenedomain.de oder nachname@eigenedomain.nrw.schule) müssen von Ihrem Administrator für jeden einzelnen Benutzer manuell im System eingegeben werden!

Bitte beachten Sie dabei, dass diese händisch angelegten Aliasadressen im System lediglich zusätzlich auftauchen. Die aus der Standarddomain resultierende Standard-E-Mail-Adresse: vorname.nachname@schulnummer.nrw.schule kann nicht gelöscht werden. Das bedeutet, der Vorname eines Benutzers ist im System immer zu sehen!

ACHTUNG: Die zusätzlich zur Standard-E-Mail-Adresse vergebenen Aliasadressen können gelöscht werden. Eine einmal vergebene E-Mail- wird immer gesperrt und steht anschließend nicht mehr zur Verfügung.

Startseiten- Standard

Startseiten- Standard

Standardmäßig steht Ihnen in LOGINEO NRW ein Basis Content Management System (CMS), d.h. eine Art Mini-Homepage, zur Verfügung, die es erlaubt, wesentliche Informationen auf der LOGINEO-NRW-Startseite Ihrer Schule zu veröffentlichen.

Diese Basisstartseite ist immer über die URL schulnummer.nrw.schule erreichbar. Schulen mit einer sprechenden Subdomain wunschname.nrw.schule erreichen diese Startseite zusätzlich über diese alternative URL.

Einbindung Ihrer Homepage als Startseitenmodul

Nutzt Ihre Schule bereits eine eigene Homepage/Domain, gibt es die Möglichkeit, diese mit LOGINEO NRW zu verbinden. Dann ist Ihre Homepage auch über die Startseitenkachel von LOGINEO NRW zu erreichen.

Diese Option kann nur in Verbindung mit einem Umzug des E-Mail-Hostings (M3) beim KRZN beauftragt werden, was aber auch im Nachhinein noch möglich ist.

WICHTIG: Aus Sicherheitsgründen können nur Internetpräsenzen mit einer gültigen SSL-Verschlüsselung (Präfix https://) angebunden werden.

Wenn Ihre Schule eine Einbindung einer bereits bestehenden Homepage in das Startseitenmodul von LOGINEO NRW erwägt, sollten Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Web-Hoster in Verbindung setzen.

In diesem Fall ist es zudem empfehlenswert, dass das Flyout mit Auslieferung der Instanz bereits in der Homepage integriert ist, um den Zugang zu Ihrer LOGINEO NRW-Instanz und die Navigation zwischen den einzelnen Modulen zu vereinfachen (siehe unten).

Einbindung des Flyouts

Das Flyout von LOGINEO NRW kann in Ihre bestehende Homepage integriert werden. Dafür ist nur ein kleiner Eingriff in den HTML-Code der jeweiligen Startseite der Homepage notwendig.

Eine detaillierte Anleitung für die Einbindung des Flyouts in eine Webseite finden Sie im Netzwerk von LOGINEO NRW.

Seite zuletzt geprüft und aktualisiert: 13.Oktober 2019

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